Un único SAP para todo el Grupo AMAN. Lo estándar, de serie; lo propio de AMAN, hecho a medida.
Hoy les hemos enseñado por Teams SAP Business One funcionando con las sociedades del grupo: Aeródromo de La Mancha y AMAN Islas, a las que AMAN Forwarding se suma de la misma forma. Aquí tienen, paso a paso, lo que hemos visto y lo que gana cada área.
Qué hemos visto hoy
Siete paradas, en el mismo orden que en la sesión. Pulsen cualquiera para ir directamente a ella.
La caja de todo el grupo en una pantalla, y los cobros de CFM entrando solos en SAP
SAP Business One lleva de serie los bancos, los cobros, los pagos y la conciliación de cada sociedad. Encima, ECINSA añade la visión del grupo y el intercambio con CFM, la herramienta de tesorería que AMAN ya utiliza.
- SAP estándar
Facturas a crédito, cobros, extractos del banco y conciliación, sociedad por sociedad, como en cualquier SAP. - Desarrollo ECINSA
Tesorería del grupo: suma los bancos de todas las sociedades y prevé la caja de 4 a 12 semanas, con tres escenarios: base, optimista y pesimista. - Desarrollo ECINSA
CFM, ida y vuelta: SAP le envía lo pendiente de cobro en el mismo fichero que CFM recibe hoy, así que en CFM no cambia nada. A la vuelta, los cobros se crean solos; los duplicados, los errores y los importes de más se apartan con su motivo. - Desarrollo ECINSA
Extractos del banco en Norma 43, el formato estándar de la banca española, leídos y casados con reglas. Más adelante, conexión directa con cada banco (lo que se llama Open Banking).
Tesorería deja de teclear cobros y de cuadrar a mano: SAP y CFM dicen siempre lo mismo.
El IGIC, dentro de SAP, con los modelos canarios calculados al céntimo
El IGIC es el impuesto indirecto de Canarias. La versión española de SAP solo trae el IVA, así que en AMAN lo hemos configurado nosotros. Y los modelos canarios, que ningún complemento de SAP resuelve, los desarrolla ECINSA.
- Configuración
Cada línea de factura lleva su IGIC: al 0, al 3 o al 7 %, o exenta. Las facturas rectificativas quedan enlazadas a la original. - Configuración
IVA e IGIC conviven en la misma sociedad: Aeródromo de La Mancha factura con IVA y sus delegaciones canarias con IGIC, cada una con su numeración. - Desarrollo ECINSA
Modelos 420 (la declaración trimestral), 425 (el resumen anual) y 415 (operaciones con terceros), casilla a casilla, con borrador para imprimir y exportación a Excel. Cada declaración queda guardada en SAP con su estado, su justificante y su asiento. - Desarrollo ECINSA
El 415 se cruza entre las sociedades del grupo y cualquier diferencia se explica factura a factura.
El cumplimiento canario deja de ser una hoja de cálculo aparte: sale de los mismos asientos de SAP.
Cada obligación fiscal, resuelta: de serie cuando SAP la trae, por ECINSA cuando no
Facturas que van a Hacienda, declaraciones, factura electrónica y libros oficiales. Todo sale de los mismos documentos de SAP, sin volver a teclear nada.
- SAP estándar
SII de la Agencia Tributaria: el envío del detalle de cada factura en pocos días. Hemos visto las emitidas y las recibidas, sus respuestas y cómo se corrige un rechazo. - SAP estándar
VeriFactu: cada factura queda registrada y encadenada con la anterior para que nadie pueda alterarla. Viene de serie en la versión de SAP que proponemos, sin licencia aparte. - Desarrollo ECINSA
SII del IGIC ante la Agencia Tributaria Canaria, solo si alguna sociedad está obligada. Y la factura electrónica entre empresas en el formato europeo (UBL), por la plataforma pública y gratuita de Hacienda. - Desarrollo ECINSA
Ficheros oficiales del 303 y el 390 (IVA), del 111 y el 190 (retenciones), y los libros para el Registro Mercantil con las cuentas anuales en XBRL, su formato electrónico.
Menos sustos en cada vencimiento: lo que se declara cuadra con la contabilidad antes de presentarlo.
Lo que generan sus sistemas llega a SAP solo, sin teclear y sin huecos
GTI (la última milla de AMAN Islas, es decir, el reparto hasta el cliente final), SINE (el flete de Aeródromo), ESIMAT (aduanas) y VISUAL (tránsito) dejan su facturación en ficheros de texto. Ahora esos ficheros se leen solos y acaban en SAP como facturas normales.
- Desarrollo ECINSA
Cada sistema deja su fichero en una carpeta segura. Se detecta solo y se comprueba entero antes de tocar SAP. - Desarrollo ECINSA
Cada línea se convierte en una factura de SAP con su serie y su número exactos. Una tabla indica a qué sociedad y numeración va cada serie, y se cambia sin programar. - Desarrollo ECINSA
Lo que no cuadra se queda fuera con su motivo y se avisa a quien debe arreglarlo. Si falta una factura, la siguiente espera para no dejar huecos. Un fichero cortado se rechaza entero y nada se carga dos veces. - Desarrollo ECINSA
La factura semanal de SINE sale en tres formatos (resumen, detalle vertical y detalle horizontal), con el pie legal de cada sociedad.
Cada factura se puede seguir desde la línea del fichero hasta su asiento y su envío a Hacienda.
Una puerta oficial y segura, la misma que usa todo lo que han visto hoy
La API de SAP es la puerta por la que otros programas leen y escriben en SAP de forma controlada. Viene de serie con SAP Business One y la hemos usado en directo.
- SAP estándar
En directo: entrar, leer una factura y buscar facturas, cada llamada con su tiempo de respuesta. - SAP estándar
Lo que ECINSA guarda dentro de SAP para AMAN (declaraciones de IGIC, cierres de caja, endosos de UPS) se lee por la misma puerta. Por eso sigue funcionando cuando SAP se actualiza. - SAP estándar
Está documentada con un estándar abierto, de modo que cualquier proveedor de software sabe cómo conectarse.
Ninguna conexión depende de atajos: si mañana cambia un programa, SAP sigue siendo el mismo.
| Sistema | Primera fase | Después |
|---|---|---|
| GTI, SINE, ESIMAT, VISUAL | Ficheros de texto en una carpeta segura | Conexión directa por la API o por EDI, el intercambio electrónico estándar entre empresas |
| CFM | Ficheros de ida y vuelta: pendientes de cobro y conciliación | Conexión directa por la API |
| Bancos | Extractos en Norma 43 | Conexión directa con cada banco (Open Banking) |
| Agencia Tributaria | SII de serie en SAP y factura electrónica por la plataforma pública de Hacienda | Igual |
| Agencia Tributaria Canaria | SII del IGIC, desarrollo de ECINSA | Igual |
Tres sociedades que se entienden entre sí, y un cambio desde SIGES sin perder nada
Las operaciones entre las empresas del grupo, el consolidado, la lectura de facturas de proveedor y las pantallas propias de AMAN dentro de SAP. Todo desarrollado por ECINSA, sin complementos de terceros, y guardado en SAP.
F1 Operaciones entre sociedades y cuentas del grupo
- Desarrollo ECINSA
Factura en espejo: lo que AMAN Islas factura a Aeródromo aparece solo en Aeródromo como factura recibida, con el mismo importe y la misma referencia. Las 124 parejas, sincronizadas. - Desarrollo ECINSA
Lo que una sociedad le debe a la otra figura igual en las dos, mes a mes y al céntimo. - Desarrollo ECINSA
Consolidado: suma las sociedades, elimina las operaciones entre ellas y cuadra. Cada diferencia queda a la vista, nunca escondida.
F2 Facturas de proveedor y paso desde SIGES
- Desarrollo ECINSA
Captura de facturas: las facturas de proveedor, electrónicas o en PDF (incluso escaneadas), se leen solas. Se propone cómo contabilizarlas según lo hecho antes con ese proveedor y quedan en SAP como borrador para que contabilidad las revise. - Desarrollo ECINSA
Migración desde SIGES, el sistema actual: se extrae, se traduce a SAP, se valida registro a registro y termina con un informe de aceptación. No se da por buena mientras algo no cuadre, y la numeración de las facturas continúa sin saltos.
F3 Pantallas de AMAN dentro de SAP
- Desarrollo ECINSA
Cierre de caja diario de la última milla, por delegación y repartidor: tickets emitidos frente a lo cobrado, y cada descuadre regularizado. - Desarrollo ECINSA
Liquidación mensual de los endosos de UPS: lo cobrado se reparte entre UPS y AMAN Forwarding y queda preparada la propuesta de pago. - SAP estándar
Todo se guarda en SAP, en pantallas propias de AMAN creadas con las herramientas que SAP ofrece de serie para ello.
Plan Un proyecto por fases, en orden
Cada fase empieza cuando la anterior le ha dado lo que necesita, con un tiempo de convivencia con SIGES para que ningún cierre ni ningún envío a Hacienda se interrumpa.
- Análisis y diseño con sus equipos
- Configuración de SAP
- Integraciones y desarrollos a medida
- Migración desde SIGES
- Pruebas y formación
- Convivencia con SIGES: un cierre en los dos sistemas
- Acompañamiento tras el cambio
El grupo trabaja como un grupo, y el cambio de sistema se hace con red.
Y lo que también está resuelto
En el turno de preguntas repasamos lo que no cabía en los bloques. Siempre desde SAP y, cuando hace falta, con la aplicación de ECINSA al lado.
La dirección ve las cifras reales del grupo, sin esperar a fin de mes.
Cuadro de mando
Ventas, márgenes, peso de UPS y deuda del día, del grupo y de cada sociedad.
Presupuesto
Por cuenta y comparado con lo real. SAP avisa si se supera, sin bloquear el trabajo.
Cierre del ejercicio
Cierre y apertura con el proceso de SAP, con vista previa antes de ejecutarlo.
Meses cerrados
Los periodos cerrados quedan bloqueados para que nadie contabilice en ellos.
Retenciones
IRPF de profesionales y autónomos, con los modelos 111 y 190 calculados con los mismos asientos.
Deuda vencida
Antigüedad de la deuda y un aviso diario de las facturas vencidas a más de 60 días.
Reclamaciones
Cartas a clientes en tres niveles según los días de retraso.
Aprobación de gastos
Las facturas de proveedor por encima del límite fijado esperan la aprobación de dirección financiera.
Activos fijos
Inmovilizado por clases y su amortización prevista, en las dos sociedades.
Nóminas
Un asiento mensual con los datos de la asesoría, repartido por centro.
Perfiles y permisos
Cada persona ve lo que le toca por sociedad y por puesto. Y se cambia de sociedad sin salir de SAP.
Documentos adjuntos
El PDF de cada factura unido a su documento de SAP, con la prueba de que nadie lo ha tocado.
Por qué ECINSA
Lo que hemos enseñado hoy no era una maqueta: era SAP Business One trabajando con las sociedades del Grupo AMAN.
SAP estándar al máximo
Todo lo que SAP hace de serie se usa tal cual. Menos piezas propias significa actualizaciones tranquilas y un sistema que cualquier experto en SAP entiende.
Lo que falta, lo desarrolla ECINSA
Sin complementos de terceros ni intermediarios. Un único interlocutor que diseña, desarrolla y mantiene cada pieza.
Un único SAP para las tres sociedades
Aeródromo de La Mancha, AMAN Islas y AMAN Forwarding, cada una con su contabilidad y todas con la misma forma de trabajar y los mismos datos comunes.
Trazabilidad del fichero a la contabilidad
De la línea que manda GTI, SINE, ESIMAT o VISUAL a la factura, el asiento, el cobro y la declaración. Cada paso se puede seguir y explicar.
Cumplimiento canario de verdad
IGIC configurado en SAP y los modelos 420, 425 y 415 dentro del sistema. Trabajamos con decenas de empresas con sociedades en Canarias.
Cómo seguimos
Les proponemos estos pasos, al ritmo que marque el proceso de selección.
Respuestas por escrito
Les hacemos llegar por escrito las respuestas a las preguntas de la guía de la demostración.
Una sesión de detalle
Si les resulta útil, volvemos con calma sobre cualquier bloque con las personas de cada área.
Hablar con otros clientes
Podemos organizar una conversación con empresas que ya trabajan con nosotros en SAP Business One, también en Canarias.
Análisis con sus equipos
Al empezar, recogemos de cada sistema sus ficheros, sus reglas de negocio y su contacto técnico.
Plan acordado
Cerramos juntos el plan por fases, quién hace cada cosa y qué se entrega en cada fase.
Hablemos
ECINSA es partner de SAP Business One. Para cualquier duda sobre esta propuesta o para preparar el siguiente paso, escríbannos.